Steeds meer ondernemers maken vaste afspraken over thuiswerken. Twee, drie, soms vier dagen per week. Prima, maar dan rijst direct de vraag: betaal jij je mensen een vergoeding voor die thuiswerkdagen? En zo ja, hoeveel mag dat onbelast zijn?
In 2026 is het maximale bedrag €2,45 per thuiswerkdag. Dat klinkt als een detail, maar voor een medewerker die 140 dagen per jaar thuis werkt loopt dat op tot ruim €340 per jaar - belastingvrij. Dit is wat je als werkgever moet weten.
Wat de thuiswerkvergoeding precies inhoudt
De thuiswerkvergoeding is een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling (WKR). Dat betekent dat je als werkgever dit bedrag buiten het vrije-ruimtebudget mag betalen, zonder dat er loonheffing over verschuldigd is. Voor jou geen extra belastinglast, voor je medewerker een netto extraatje dat de echte kosten van thuiswerken compenseert.
Welke kosten dekt die vergoeding? Denk aan elektriciteit, verwarming, water en koffie. Kleine bedragen per dag, maar ze tellen op. De Belastingdienst heeft die kosten in 2022 berekend en een vaste vrijstelling ingevoerd. Elk jaar wordt dat bedrag geïndexeerd via de zogenoemde tabelcorrectiefactor.
Het bedrag in 2026: €2,45 per thuiswerkdag
Vanaf 1 januari 2026 is de onbelaste thuiswerkvergoeding €2,45 per dag. In 2025 was dat €2,40, in 2024 €2,35. Ieder jaar stijgt het bedrag iets, afhankelijk van de inflatie.
Concreet rekenen: een medewerker die elke week twee dagen thuis werkt, doet dat in een jaar gemiddeld 96 thuiswerkdagen (na aftrek van vakantie en feestdagen). Dat is 96 x €2,45 = €235 per jaar. Geen loonbelasting, geen sociale premies. Bij drie thuiswerkdagen per week gaat het al richting de €350 per jaar.
Wil je meer geven dan €2,45? Dat kan, maar alles boven dit bedrag telt dan als loon of valt in de vrije ruimte van de WKR. Houd daar rekening mee als je de WKR-plafonds bewaakt.
De combinatieregel: thuiswerken of reizen, niet beide
Hier gaat het bij veel werkgevers mis: je kunt je medewerkers niet tegelijk een onbelaste thuiswerkvergoeding én een onbelaste reiskostenvergoeding geven voor dezelfde dag. Je moet kiezen.
Werkt een medewerker maandag thuis? Dan geldt die dag de thuiswerkvergoeding. Rijdt diezelfde medewerker dinsdag naar kantoor? Dan is de reiskostenvergoeding van toepassing, maximaal €0,23 per kilometer belastingvrij in 2026. Gemengde dagen - deels thuis, deels op kantoor - tellen mee als kantoordag voor de reiskostenvergoeding.
Voor medewerkers met een vast werkpatroon is dit relatief eenvoudig vast te leggen. Wisselende roosters vragen iets meer aandacht in de salarisadministratie, maar zijn prima te regelen via een tijdregistratiesysteem of een hybride-werkroosterapp.
Wat je administratief moet vastleggen
De Belastingdienst verwacht dat je een sluitende administratie bijhoudt. Dat klinkt zwaarder dan het is, maar je moet wel kunnen aantonen op welke dagen medewerkers thuis hebben gewerkt en welke vergoeding je hebt uitbetaald.
Praktisch betekent dit:
- Leg het hybride werkpatroon schriftelijk vast, bij voorkeur in de arbeidsovereenkomst of als bijlage
- Registreer thuiswerkdagen structureel, via urenregistratie of een aanwezigheidsregistratie
- Bewaar betalingsoverzichten per medewerker
- Pas de administratie aan bij wijzigingen in het werkpatroon, langdurige ziekte of vakantie
Let ook op: bij ziekte, verlof of vakantie mag je geen thuiswerkvergoeding uitkeren. Er is immers geen thuiswerkdag. Dit klinkt logisch, maar in de praktijk zie je regelmatig dat vaste maandelijkse vergoedingen worden doorgekeerd terwijl iemand een week ziek was. Dat kan problemen geven bij een boekencontrole.
Meer weten over hoe je personeelskosten in de hand houdt? Lees ook ons artikel over het voorkomen van te hoge personeelskosten.
Is de thuiswerkvergoeding verplicht?
Nee, als werkgever ben je niet wettelijk verplicht om een thuiswerkvergoeding te betalen. Via de Wet flexibel werken hebben werknemers wel het recht om een thuiswerkverzoek in te dienen, maar een vergoeding is iets anders dan het recht op thuiswerken zelf.
Wel kan een cao of je arbeidsovereenkomst daar verplichtingen over bevatten. Controleer dat altijd als je in een cao-sector opereert. Buiten cao-verplichtingen is het een bewuste keuze, maar vanuit arbeidsmarktoogpunt steeds meer een verwachting: werknemers zien het als gewoon onderdeel van de arbeidsvoorwaarden. Als een concurrent wel een vergoeding biedt en jij niet, merk je dat bij de werving.
Zo regel je het meteen goed voor je team
Heb je nu hybride werkafspraken maar nog geen formele thuiswerkvergoeding? Dan zijn dit de eerste stappen:
- Leg het werkpatroon vast in de arbeidsovereenkomst of via een bijlage
- Bepaal of je kiest voor een vaste thuiswerkvergoeding (gunstig bij een vast rooster) of een variabele vergoeding per gewerkte thuiswerkdag
- Stel de registratie in - ook iets simpels als een gedeeld rooster werkt prima
- Verwerk de vergoeding in de salarisadministratie via de WKR als gerichte vrijstelling
- Informeer je medewerkers over het bedrag en de spelregels
De thuiswerkvergoeding is klein per dag, maar groot in signaalwaarde. Hiermee laat je als werkgever zien dat je hybride werken serieus neemt - niet alleen als beleid, maar ook in de portemonnee. En voor productiviteit en focus op de werkplek maakt een goed ingerichte thuiswerkplek, mede gefinancierd via deze vergoeding, echt verschil.
De spelregels rondom arbeidsomstandigheden bij thuiswerken staan overigens ook als werkgever gewoon voor je rekening. De Rijksoverheid heeft een overzicht van alle verplichtingen die gelden als je medewerkers gedeeltelijk vanuit huis laat werken.